충북대학교 기록관 운영규정

제정  2005. 2. 3. 규칙 제691호

제1차개정 2007.11.15. 규칙 제796호(제명변경)

제1장  총칙

제 1 조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 충북대학교기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제 2 조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이라 함은 충북대학교 부서(기관)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와   행정박물을 말한다.

2. “행정박물”이라 함은 업무수행과 관련하여 생산․활용한 형상기록물로서 관인류,  상징물, 기념물 등을 말한다.

3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 제반업무를 말한다.

4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

5. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제 3 조(적용범위) 이 규정은 충북대학교의 모든 부서(기관)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장  구성 및 분장업무

제 4 조(소속 및 인원구성) ①기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장은 총무과장이 된다.

②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.

③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제 5 조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

9. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도․감독

10. 기록관의 시설 및 장비관리

11. 기록관리시스템의 설치 및 운영

12. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람제공

13. 소관 비전자기록물의 전자화

14. 정보공개 청구 접수

15. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장  자문위원 및 심의회 운영

제 6 조(자문위원의 위촉 등) ①기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 기록관장의 요청에 의해 총장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

제 7 조(기록물평가심의회의 구성) ①기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 충북대학교 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 두되, 위원회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다.

②위원장은 기록관장으로 하고, 위원은 당연직으로 기획평가과장, 자료지원과장과 기록관장의 추천으로 민간전문가 2인을 총장이 임명한다.

③당연직 위원을 제외한 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

④심의회에 간사 1인을 두되, 총무과 직원 중에서 위원장이 지명한다.

제 8 조(심의회 기능) 심의회는 다음사항을 심의․의결한다.

1. 폐기대상기록에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 기록물에 대한 보존기간의 조정(재책정, 보류, 폐기)

3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제 9 조(심의회 운영 등) ①심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

②심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기하기로 결정한 기록물은 당해 기록물의 목록을 충북대학교 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.

제10조(경비지급) 공무원이 아닌 위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당․여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제4장  기록물의 관리

제11조(기록물의 생산) ①기록관장은 충북대학교의 모든 부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

②기록관장은「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록․관리 기준을 작성․관리하여야 한다.

제12조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산․접수한 때에 그 부서(기관)의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제13조(기록물의 이관) ①기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기관에 제출하여야 한다.

②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③교내에서 정기 또는 부정기적으로 간행물 및 시청각자료 등을 발간하는 부서의 지출관은 관련비용을 지출하기 전에 당해 자료를 기록관에 3부 이상 납본을 확인한 후 지출하여야 한다.

제14조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③기록관장은 기록물의 정수 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제15조(기록물의 폐기) 기록물 중 보존기간이 경과된 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기한다.  다만, 폐기대상 기록물에 대해 해당 처리과에서 보존기간 연장요청이 있을 경우에는 폐기를 유보할 수 있다.

제5장  기록물의 열람 및 대출

제16조(열람 및 대출) 기록관의 기록물 열람 및 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 모든 기록물의 열람과 대출은 본교 교직원에 한한다. 다만, 민간인의 요청이 있을 경우에는 정보공개규정에 정하는 바에 따라 열람․복사하게 할 수 있다.

2. 기록물의 열람 및 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

3. 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 안내에 따라야 한다.

4. 기록물의 대출기간은 3일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

제17조(열람․대출의 제한) ①기록관의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

②누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제18조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않은 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제6장  기록물의 전산관리 및 보안

제19조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제20조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 기록물 보존실을 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록물 보존실은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제21조(자료의 백업 등) ①기록관의 기록물 보존실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요한 전산자료를 백업하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.

②기록물 보존실에는 화재 또는 비상사태에 대비하여 소화설비를 확보하여야 한다.

제7장  기록물의 실태점검 및 교육

제22조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 각 부서(기관)의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 각 부서(기관)의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제23조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부	칙(제정 2005. 2. 3. 규칙 제691호)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

부     칙(전면개정 2007. 11. 15. 규칙 제 796호)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.